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贵阳学院档案管理办法
2022-04-25 15:44 王子梅 郑璐纯 

贵阳学院档案管理办法

第一章 总则

为加强学校档案管理,规范档案收集、整理工作,有效保护和利用档案,提高档案信息化建设水平,根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》和《贵州省档案条例》等法律法规,结合贵阳学院档案工作的实际情况,制定本办法。

第二章 干部人事档案管理部门职责

一、按照《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》等法律法规的规定,管理干部人事档案,为国家积累档案史料。

二、负责干部人事档案的建立、接收、保管、转递,档案材料的收集、鉴别、整理、归档,档案信息化等日常管理工作。

三、负责干部人事档案的查(借)阅、档案信息研究等利用工作,组织开展干部人事档案审核工作。

四、做好干部人事档案的安全、保密、保护工作。

五、配合有关方面调查涉及干部人事档案的违规违纪违法行为。

六、指导和监督检查下级单位干部人事档案工作。

七、调查研究干部人事档案工作情况,制定、完善规章制度,加强档案科学管理。

八、按照国家相关标准和要求,推广、应用干部人事档案现代化管理技术。

九、定期向同级国家档案馆移交死亡干部的档案。

十、办理其它有关事项。

第三章 干部档案管理工作人员守则

一、认真学习马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观、习近平新时代中国特色社会主义思想,努力提高政治思想水平。

二、坚持原则,严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。

三、热爱本职工作,刻苦钻研业务,提高业务水平和工作能力,积极为干部人事档案工作服务。

四、严格遵守《中华人民共和国保密法》《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》等相关法律法规和保密规定,爱护干部人事档案,保守干部人事档案秘密。

五、工作调动时,必须做好档案、档案材料及业务文件等交接工作。

第四章 干部人事档案材料收集归档制度

一、遵循真实、全面、及时、规范的原则,着重收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料,并根据经济社会发展和组织工作的需要,不断充实完善干部人事档案的内容。

二、干部人事档案材料形成部门,必须按照有关规定规范制作干部人事档案材料,建立干部人事档案材料收集归档机制,在材料形成之日起1个月内按要求送交干部人事档案管理部门并履行移交手续。

三、干部人事档案管理部门应当建立联系制度,及时掌握形成干部人事档案的信息,主动向干部人事档案材料形成部门、干部本人和其他有关方面收集干部人事档案材料。

四、干部人事档案管理部门必须严格审核归档材料,重点审核归档材料是否办理完毕,是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。成套材料必须头尾完整,缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充。

五、归档材料填写不规范,手续不完备,或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间、入党时间、学历学位等与档案记载不一致的,材料形成部门应当重新制作,并完善手续。

六、归档材料一般应当为原件。证书、证件等特殊情况需用复印件存档的,必须注明“复印件与原件一致,原件存于何处”、经办人、复制时间,并加盖材料制作单位公章或干部人事关系所在单位组织(人事)部门公章。

七、干部人事档案材料的载体使用国际标准A4型(长297毫米,宽210毫米)的公文用纸,材料左边应当留有20-25毫米装订边,字迹材料应符合档案保护要求,用钢笔或毛笔书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

八、干部人事档案工作人员对收集到的干部人事档案材料应认真审查鉴别,对不属于规定归档范围的材料,不得擅自归档;对符合归档要求的材料进行登记,在2个月内整理归档。

第五章 干部人事档案材料鉴别归档制度

一、干部人事档案材料的鉴别归档工作是干部人事档案工作的日常业务,必须根据有关法律、法规和文件精神,坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点,具体问题具体分析,根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值,严肃认真地进行。

二、凡收集的材料,在归档前必须经过认真审查、鉴别,符合要求的才能归档。

三、未经鉴别,任何人都不得擅自销毁干部人事档案材料,不得私自将材料归档或从档案中撤出材料。

四、对干部人事档案材料进行鉴别,必须判定材料是否属于所管干部的材料及应归入干部人事档案的内容,必须审查材料是否真实、齐全、完整,手续是否完备。

五、鉴别中发现涉及干部政治历史问题或其它重要问题,需要查清而未查清的材料及未办理完毕的材料,不能归入干部人事档案,应交有关组织处理。

六、鉴别过程中,发现缺少有关材料时,要及时进行登记并收集补充。

七、凡是干部人事档案材料归档或从干部人事档案里撤出材料,必须由专人把关,对比较重要材料的取舍,应请示主管领导。

八、经鉴别应销毁的干部人事档案材料要进行登记,履行批准手续方可销毁。

 

第六章 干部人事档案传递制度

一、干部人事档案应随着干部管理权限的变化及时转递,干部人事档案管理部门接到干部任免、调动或管理权限变动通知后,应在1个月内将应转递的干部人事档案(包括纸质档案和数字档案)转递给新的干部人事档案主管部门。

二、转递干部人事档案必须经过严格密封,通过机要交通转递或安排专人送取,严禁将干部人事档案交干部本人自带或公开邮寄。

三、转出的干部人事档案,要认真核对整理,保证材料齐全完整,不得截留任何材料或将材料分批转出;数字档案需制作光盘,保证档案信息、数字档案与纸质档案一致。

四、转递干部人事档案必须按规定填写《档案转递通知单》,并详细登记转递情况,写清转递原因,并及时登记《干部档案转递登记表》。

五、收到干部人事档案的单位,经核对无误后要在回执上签名盖章,并及时将回执退回转出单位;逾期2个月未退还的,要进行追查,以防丢失。

六、干部死亡五年后,其人事档案移交同级国家档案馆。

七、对历年积压下来的“无头档案”,要组织力量进行查转。

 

第七章 干部人事档案检查核对制度

一、干部人事档案的实有数量必须与登记簿册目录中的数量相符,干部人事档案目录应与干部人事档案材料相符,档案信息、数字档案与纸质档案一致,结合日常工作,经常核对,发现问题及时解决。

二、接收干部人事档案时,看是否属于本部门管理范围;看单位、姓名、职务是否相符,是否填写《新任省管干部档案报送单》;看档案内容是否与档案转递单开列的材料项目相符;看有无不需归档的材料;看档案材料是否完整齐全,整理装订是否符合要求;看数字档案是否符合黔组通〔201341号文件规定的标准。

三、接待查(借)阅干部人事档案时,档案的取出和收回要清点材料,以防丢失。

四、干部人事档案的转递、借阅、归还等必须登记。

五、库房、档案橱、档案盒等必须符合存放要求,干部人事档案所在的方位必须与干部人事档案的橱号、编号相符。

七、每年按干部名册核对一次干部人事档案,管人与管档相一致,杜绝有人无档或有档无人的现象。

 

第八章 干部人事档案送交归档工作制度

一、各形成干部人事档案材料的有关单位和部门,应主动按照干部人事档案收集归档范围的要求,将本单位、本部门形成的干部人事档案材料及时报送到干部人事档案管理部门归档,并纳入干部人事档案材料形成部门工作人员的岗位责任制。

二、任何组织和个人不得以任何理由积压或滞留归档材料,形成干部人事档案材料的部门在材料形成后1个月内,按要求将材料送交干部人事档案管理部门归档。

三、干部人事档案材料在报送时应认真填写《转递干部人事档案材料通知单》或《干部人事档案零散材料移交单》,并按要求办理好交接手续。

四、干部人事档案管理部门对送交的归档材料,要认真进行检查,凡存在材料不齐全、内容不真实、手续不完备等不符合归档要求的,可不予接收,并及时通知材料形成部门,补送材料或补办手续,形成材料的部门须按规定认真办理。

 

第九章 干部人事档案保管和安全保密制度

一、按标准建设管档库房,严格执行阅档场所、整理场所、办公场所“三所分开”,使用铁质档案柜存放档案,档案库房安装防盗门、防盗窗。

二、干部人事档案管理部门须落实防盗、防火、防潮、防虫、防光和防高()温的六防措施,经常和定期进行安全防护设施检查,并有记录,做到万无一失。

三、严禁在干部人事档案库房和阅档室内吸烟和放置易燃易爆易腐蚀等影响档案安全的物品。

四、保管的干部人事档案必须登记造册,定期核对,发现问题及时解决。

五、工作人员进入干部人事档案库房(含档案整理场所),必须将手机等具有拍照、摄像、无线通讯功能的个人电子设备放入指定地点,做到“人机分离”;离开干部人事档案库房(含档案整理场所)时要关灯、锁好门窗、必须断开库房内使用的电源。

六、干部人事档案库房是机要重地,无关人员一律不得进入。

七、干部人事档案工作人员不准向无关人员谈论干部人事档案的内容,如有泄露或公布档案内容者,视其情节轻重予以严肃处理。

八、严禁任何个人私自保存他人的干部人事档案,严禁伪造、涂改、销毁档案材料和利用档案材料营私舞弊。对违反有关法律、法规及其他规章的,应依法按章予以惩处。

九、严禁用电话索取或提供干部的基本情况,以及涉及干部的政治历史或其他重要问题的情况。

十、严禁任何人携带干部人事档案及档案材料进入公共场所、娱乐场所。因工作需要搬运干部人事档案的,必须专车运送,专人负责,做好清点、登记、核对,确保档案材料绝对安全。

十一、干部人事档案工作中形成的须销毁材料不得自行处理,须经档案管理部门分管领导批准后,统一登记,统一销毁。

十二、用于干部人事档案管理的计算机要落实安全防范措施,并不得连接互联网。

十三、干部人事档案工作人员和与其档案管理同在一个部门且有夫妻、直系血亲、三代以内旁系血亲、近姻亲关系人员的档案,由干部人事档案工作人员所在单位组织人事部门另行指定专人管理。

 

第十章 附则

一、本办法由档案室负责解释。

二、本办法自公布之日起施行。

 

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